Zonder financieel inzicht kun je als bedrijf niet bestaan. Het helpt je om beslissingen te nemen en risico’s in te schatten. Als je weet hoe je er qua financiën voorstaat, ben je in staat te beslissen of je meer mensen aan kunt nemen. Je ontdekt of je bepaalde producten of diensten meer onder de aandacht moet brengen. Je weet of het verantwoord is om te investeren in nieuwe machines of andere bedrijfsmiddelen.
Belangrijke vragen over je financiën
Iedereen die een gezond bedrijf wil runnen, wil op zijn minst antwoord op een paar kernvragen over de financiën.
- Hoe is het gesteld met de omzet, kosten en winst in mijn bedrijf? Dit is de basis van financieel inzicht en geeft je een overzicht van de financiële gezondheid van je bedrijf.
- Wat zijn mijn grootste kostenposten? Je wilt graag weten welke kosten de meeste impact hebben op je winstgevendheid.
- Hoe zijn de cijfers vergeleken met eerdere periodes? Door trends te analyseren, ontdek je of je je doelstellingen voor de lange termijn haalt. Bovendien stelt het je in staat mogelijke problemen te identificeren en erachter te komen waar kansen liggen.
Hoe basaal deze vragen ook zijn, in de praktijk kan het nog knap lastig zijn om de meest actuele financiële gegevens boven tafel te krijgen en er goede analyses mee uit te voeren.
Hoe krijg je overzicht?
In de eerste plaats zijn de financiële gegevens vaak op verschillende plekken in de organisatie te vinden. Ook als je een goed boekhoudpakket hebt, is het goed mogelijk dat collega’s of afdelingen hun eigen administratie bijhouden in spreadsheets. En dan is er nog ERP-software die modules voor financiën en boekhouding bevat. Door die versnippering in de organisatie kan het lastig zijn om overzicht te krijgen. Daarnaast zijn financiële gegevens vaak complex. Zonder goede analyses en duidelijke visuele weergaven weet je dan nog niet waar je aan toe bent. Het bij elkaar brengen van de gegevens uit al die bronnen en het maken van aantrekkelijke rapportages kost flink wat tijd. De kans op fouten neemt bovendien toe naarmate je meer gegevens van het ene softwarepakket in het andere moet plakken.
Echt inzicht in je financiële gegevens
Voor sommige bedrijven is het voldoende om een boekhoudpakket of een spreadsheetprogramma te gebruiken voor het analyseren van hun financiële gegevens.
Maar deze programma’s zijn vaak minder goed in het bij elkaar brengen van data uit verschillende bronnen. Een spreadsheetprogramma als Excel heeft nog wat andere tekortkomingen.
Een oplossing voor Business Intelligence zoals Microsoft Power BI kan je ondersteunen om belangrijke financiële gegevens eenvoudig te ontdekken en te analyseren. Dat biedt een groot aantal mogelijkheden.
- Gegevens integreren. Power BI kan heel makkelijk gegevens uit verschillende bronnen integreren, waardoor je een compleet overzicht krijgt van je financiële gegevens.
- Geautomatiseerd rapportages maken. Het automatisch genereren van rapportages bespaart je heel veel tijd en je weet zeker dat alle informatie correct is.
- Interactieve dashboards maken. Je maakt heel eenvoudig complete dashboards met grafieken en diagrammen waarin je de gegevens in één oogopslag ziet en die je eenvoudig kunt aanpassen. Ze bieden niet alleen een mooie analyse van je financiële situatie, je kunt er ook verschillende scenario’s mee uitwerken en je ziet in één oogopslag hoe die uitpakken.
- Trends ontdekken. Als je patronen in je financiële gegevens vindt, kom je er bijvoorbeeld achter in welke periodes je omzet het hoogst was of welke campagnes meer kostten dan dat ze opleverden.
Niet alleen kan Power BI al je vragen over omzet, winst en kosten beantwoorden, het maakt ook andere zaken op een gebruiksvriendelijke manier inzichtelijk. Denk aan je offertetrajecten of de urenbesteding van projecten.
Wil je precies weten wat jij allemaal kunt doen met je data en business intelligence? Download onze whitepaper ‘Power BI voor het mkb: dé tool voor data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen’.